テレビ電話による電子定款の認証のメリット・デメリット

皆様、こんにちは(^o^)/

弊所はよく電子定款の認証の依頼をいただきますが、テレビ電話による電子定款の認証のメリットやデメリットについて記事にしたいと思います。
テレビ電話による定款の認証制度は比較的新しいもので平成31年3月にスタートした制度です。鳴り物入りで始めた制度でしたが、当初は発起人等の定款作成代理人である行政書士等に委任状に電子署名する必要があって、その難易度の高さからあまり活用されていませんでした。しかし令和2年に改正がされて、紙の委任状に実印を押して印鑑証明書を添付して事前に公証役場に提出すれば、発起人等は委任状に電子署名はしなくても良くなりました。

これで一気に使い勝手が良くなりました。
特に発起人さんの居住地と離れた所在地（他府県等）に会社を設立する場合は、その所在地を管轄する公証役場で認証を受ける必要があるのですが、自分が行けない場合は行政書士等の代理人にお願いするしかないので必然的にその管轄内の行政書士を探して依頼する流れになります。ところがテレビ電話による認証制度を活用すれば、例えば発起人さんが北海道に居住していて、本店所在地を東京で設立予定の場合に、大阪に事務所がある大阪かがやき行政書士事務所に電子定款の認証の依頼をする事が可能になるのです。これヤバいです（笑）

わざわざ公証役場に行く必要がないので時間がかなり省けます。
恐ろしいメリットですがメリットばかりではありません。まず、直接公証役場に足を運んで認証を受ける場合に比べて結構時間が掛かります。

行政書士が定款案を作成して公証役場に確認をしてもらい、委任状と定款を合綴したものを各発起人さんに送付して実印をいただいて、最終的に押印済みの委任状は返信用のレターパックを付けて公証役場に送ります（印鑑証明書の原本等も同時に送ります）。同時進行でテレビ電話の予約を予約フォームを使って公証役場に入れて、公証役場から定款認証手数料の案内が届きます。そしてその手数料の振込が確認出来ないとテレビ電話の認証が出来ないのです。本来手数料は認証を受ける者が公証役場に行った際に現金で払えば良かったのですが、テレビ認証では事前振込制になるので土日祝とか挟むと振込確認が遅れることになります。認証手数料は誰から振り込んでも良いみたいですが、仮に発起人さんから振り込む場合は、間に代理人が挟むので伝達に時間が掛かります。また、テレビ電話の認証が終われば同一情報の提供などが公証役場から郵送で送られてきます。大体即日発送してくれるのでレターパックだと早ければ翌日には届くのですが、基本的に定款作成代理人にしか返送してくれないので、そこからご依頼人である発起人さんに返送すると結構時間が掛かるのです。なので本当に会社設立を急いでいる場合は直接公証役場で認証を受けた方が早いと思います（認証を代理人に依頼されるなら現地の代理人に依頼）。

弊所は予め定款案が作成されている場合は、テレビ電話認証19,800円（税込み）でお受けしております。
これは送料込みの金額なのでかなりリーズナブルと思います。公証役場はレターパック（基本的にプラス）しか受け付けないので、公証役場の往復で1,040円必要ですし、ご依頼人である発起人さんとのやり取りもレターパックで行うので結構通信費が掛かるのです。それが通信費・交通費等も全て込み込みの19,800円！！これ以外の請求はありません。

弊所は単に認証するだけでなく、定款案について誤字等が無いか、内容について確認・提案等も致します。内容も確認せずに単に電子認証をするだけの格安サービス同業者も多いですが、大切なお客様の会社の設立に関する大事な手続きなので信頼できる行政書士等に依頼するのが良いと思っています。もちろん弊所が選ばれれば嬉しくは思いますが、定款は設立後もあらゆる所で提出する機会がありますので、価格だけで決めずにしっかりした行政書士等の代理人にお願いしていただければと思います。